Estamos en presencia del inicio del nuevo sistema de facturación, mediante el uso de la Factura Electrónica a partir de este año. Lamentablemente, pocos son los que saben que la representación impresa de un comprobante fiscal digital no será válida a efectos de deducción de gastos y compras.
Los usuarios de la Factura Electrónica se han preocupado más por la emisión de los CFD y CFDI, y no se han dado cuenta de los problemas a la hora de la recepción.
Hasta el año pasado, si presentábamos la versión impresa de un comprobante fiscal digital era legalmente válida para deducir gastos y compras; pero desde 2011, según informa el Sistema de Administración Tributaria (SAT) será obligatorio que las empresas validen y almacenen con un formato XML.
Es decir que, para comodidad de los usuarios, la Factura Electrónica se debe crear, almacenar y recibir en un formato XML, modificando en las empresas el procedimiento actual de validación, almacenamiento, administración y relación con la contabilidad de este tipo de comprobantes fiscales.
A partir de la nueva disposición, si no se opta por obtener los comprobantes en formato XML se aumentará la carga de trabajo contable, dado que habría que relacionar los comprobantes en papel, con CBB, CFD y CFDI en la contabilidad del negocio y llevar registros contables en papel y formato electrónico.
Para que no tengamos problemas, CONTPAQ i posee un software que ayuda con la administración y validación de CFD y CFDI.
En otros términos, es importante conocer qué es el formato XML. Este formato, que por su siglas en inglés significa “eXtensible Markup Language” (lenguaje de marcas extensible), es un metalenguaje extensible de etiquetas desarrollado por el World Wide Web Consortium (W3C). XML no es realmente un lenguaje en particular, sino una manera de definir lenguajes para diferentes necesidades.
Si bien es utilizado en internet, XML no ha nacido sólo para su aplicación en él, sino que se propone como un estándar para el intercambio de información estructurada entre diferentes plataformas. Se puede usar en bases de datos, editores de texto, hojas de cálculo y casi cualquier cosa imaginable. Asimismo, es de gran utilidad porque permite la compatibilidad entre sistemas para compartir la información de una manera segura, fiable y fácil.
Desde 2013 todos los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) que emitan y reciban los contribuyentes deberán ser almacenados en su formato electrónico XML, de acuerdo con el fisco.
Dentro de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2013, en su regla 1.2.7.1.1 se indica que los CFDI tienen la obligación de ser conservados en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología en su formato electrónico XML.
Según el SAT:
Almacenamiento de CFDI
I.2.7.1.1. Para los efectos de los artículos 28, cuarto párrafo y 30, cuarto párrafo del CFF, los contribuyentes que emitan y reciban CFDI, deberán almacenarlos en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología, en su formato electrónico XML.
CFF 28, 30
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