¿Qué es la constancia de Retenciones y Percepciones de los Trabajadores?

De cada empleo que tengamos, se derivan obligaciones fiscales de índole laboral. Como ya sabemos, se debe abonar mensualmente al trabajador y retener el impuesto sobre la renta de los mismos. A consecuencia de estos pagos y retenciones es necesario expedir constancias que los corroboren.

Aquí es importante saber que, estas constancias son importantes en el futuro de la vida del trabajador para justificar aportes al sistema de jubilaciones y pensiones además de demostrar experiencias previas.

Otro punto clave es que a aquellos patrones que les sean solicitadas por sus trabajadores constancias de percepciones y retenciones deberán emitirlas cumpliendo con los requisitos de la normatividad aplicable vigente, para que de este modo los mismos puedan cumplir con sus obligaciones de carácter fiscal dentro de los plazos establecidos por las autoridades fiscales.

¿Qué es una constancia de percepciones y retenciones?

Se trata de un documento que debe entregar el patrón al trabajar donde se especifique el monto de los ingresos que este último percibe, el impuesto que le ha sido retenido y deben constar todos los datos del patrón.

Todo ello se encuentra regulado dentro de la Ley del Impuesto sobre la Renta.

¿Para qué se solicitan?

Son indispensables para presentar su declaración anual de impuestos de manera independiente. Sin embargo, deben comunicarlo por escrito a usted a más tardar el 31 de diciembre del ejercicio por el que se va a presentar la declaración.

¿Cuándo debe entregarse la constancia?

Los empleadores podrán proporcionar las constancias de remuneraciones cubiertas en el año no más tarde del 28 de febrero de cada año.

Si se tratase del retiro del trabajador, la constancia debe entregarse al mes del finiquito.

¿Qué contiene una constancia?

Cada constancia debe tener los siguientes puntos:

• Monto de los pagos y retenciones que le efectuaron al trabajador durante el año.
• Datos personales del trabajador.
• Datos personales o constitutivos del patrón.

La constancia de retenciones, debe contener la siguiente leyenda:

“Se declara, bajo protesta de decir verdad, que los datos asentados en la presente constancia, fueron manifestados en la respectiva declaración informativa (múltiple) del ejercicio, presentada ante el SAT con fecha ____________________ y a la que le correspondió el número de folio o de operación __________, así mismo, SI ( ) o NO ( ) se realizó el cálculo anual en los términos que establece la Ley del ISR”.

Formatos de Constancia

Actualmente existe dos formatos vigentes de constancias para retenciones de sueldos y salarios:

• Forma oficial 37 (actualmente se utilizará este nuevo formato)
• Impresión del Anexo 1 proveniente de la Declaración Informativa Múltiple (DIM)

Obligaciones del empleador como retenedor de ISR

• Proporcionar constancias de remuneraciones cubiertas, de retenciones efectuadas y del monto del impuesto local a los ingresos por salarios.
• Expedir constancias en los casos de retiro del trabajador.
• Solicitar constancias al personal que contraten y cerciorarse de que estén inscritos en el RFC del SAT.
• Proporcionar, constancias del total de viáticos pagados en el año.

Opción para expedir constancias de retenciones por salarios

Según la Resolución Miscelánea Fiscal 2015, los contribuyentes que deban expedir constancias a las personas que les hubieran prestado servicios personales subordinados, a través de la forma oficial 37 del Anexo 1, podrán optar por utilizar en lugar de la citada forma, el Anexo 1 de la forma oficial 30 “Declaración Informativa Múltiple“, el cual deberá contener adicionalmente, sello, en caso de que se cuente con éste y firma autógrafa o digital del empleador que lo expide.

¿Cómo será desde 2018?

El año 2017 será el ultimo donde los patrones entregarán las constancias a los trabajadores. Esto ocurre porque desde dicho año todos los contribuyentes que realicen pagos de nómina tienen que utilizar el complemento correspondiente a retenciones. Este complemento hace llegar al SAT de manera inmediata la información de las percepciones, deducciones y otros pagos de los trabajadores.

El SAT al contar con la información de los pagos de nómina de 2017, en 2018 podrá determinar si el patrón le retuvo correctamente a sus trabajadores y también pondrá a disposición del trabajador la información de los pagos por sueldos y salarios, incluyendo las retenciones de impuestos que le haga el patrón. Con el fin de que pueda presentar su declaración anual, sin la necesidad de contar con una constancia o forma 37.

Pese a que para 2017 los patrones no deben emitir obligatoriamente las constancias de retenciones por el pago de salarios, derivado de las reformas fiscales, deberán hacerlo cuando algún trabajador así se lo solicite, conforme a lo estipulado en el artículo 98, fracción II, de la Ley del ISR, especialmente si el trabajador presentará su declaración anual.

¿Para qué sirve una constancia de percepciones y retenciones?

Se utilizan para demostrar que el patrón pagó al Servicio de Administración Tributaria la retención de los impuestos que realizó al trabajador respecto de sus servicios.

De esta manera, el trabajador podrá utilizarla para hacer su declaración anual y con el cual podrá obtener devoluciones y deducciones.

Aunque no todos sus trabajadores le solicitarán las constancias o sus ingresos anuales no son superiores a $400,000, es una obligación suya elaborarlas, entregarlas a sus trabajadores, mantener una copia de las mismas y asentarlas en su respectiva contabilidad.

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