Factura electrónica: Guía Especial

En función al Código Fiscal de la Federación (CFF) está en vigencia la disposición de que todas las operaciones económicas superiores a 2,000 pesos en México deberán ser facturadas en forma electrónica o Comprobante Fiscal Digital (CFD).

Por esta razón es que se merece un espacio una guía sobre la factura electrónica en México, para que no queden dudas de qué cosas son necesarias conocer de esta metodología novedosa.

¿Qué es la Factura Electrónica?

Antes de hablar de Factura Electrónica, debemos generalizar y definir a los comprobantes fiscales, que son documentos que se obtienen cuando se adquiere un bien, o bien sea un servicio o si se utiliza temporalmente de bienes inmuebles. Dentro de ello se agrupan las facturas o recibos de pago.

Los comprobantes se pueden distinguir en dos grupos: cumplen con todos los requisitos fiscales (comprobantes para efectos fiscales) y los simplificados. Los más importantes, los primeros, son los que deben reunir los requisitos y características que establece la legislación fiscal. Así se permite la disminución de un gasto sobre los ingresos y la disminución de impuestos contra lo que se tiene a cargo, y a la vez comprobar el ingreso percibido por esa operación.

¿Cuáles son los requisitos de las facturas electrónicas?

A partir de la utilización de facturas electrónicas, se amplían los requisitos. Es decir, además de los que se debían cumplir con las facturas en papel, tenemos nuevos requisitos para los comprobantes fiscales los cuales complicarían la emisión de ellos.

Requisitos puntuales de las facturas electrónicas

Entrega del Comprobante Fiscal Digital por Internet: La entrega o envío del CFDI al cliente deberá realizarse una vez concluido el proceso de certificación, pero dicho proceso no deberá de exceder de 72 horas.

Forma de Pago: Se deberá señalar si el pago fue en:

• Efectivo
• Transferencia electrónica de fondos
• Cheques nominativos
• Tarjetas de débito, crédito, servicio o monederos electrónicos autorizados por el SAT, indicando los últimos cuatro dígitos del número de cuenta o de la tarjeta correspondiente.

Unidad de Medida: Deberá entenderse por unidades de medida las del Sistema General de Unidades de Medida a que se refiere la Ley Federal sobre Metrología y Normalización y las demás aceptadas por la Secretaría de Economía.

Régimen Fiscal: si queremos dar cumplimiento a este requisito, los contribuyentes podrán obtener este dato de la página de Internet del SAT en la sección “Mi Portal”, de conformidad con la “Guía de Obligaciones”, misma que mostrará el régimen fiscal.

Cuenta Predial: Los contribuyentes que expidan comprobantes por la obtención de ingresos por arrendamiento y en general por otorgar el uso o goce temporal de bienes inmuebles, deberán incluir la cuenta predial del inmueble o, en su caso, los datos de identificación del certificado de participación inmobiliaria no amortizable.

Comprobantes especiales por cada Parcialidad: Se tendrá por cumplido el requisito de señalar el número del comprobante fiscal que se hubiese expedido por el valor total de la operación, cuando se señale el folio fiscal asignado o autorizado por el SAT del comprobante fiscal que se hubiese expedido por el valor total de la operación.

¿Cómo emitir Facturas Electrónicas?

Como bien hemos estado informando, las empresas que tengan formatos preimpresos vigentes podrán seguir utilizándolos hasta agotar su existencia. Sin embargo, muchas empresas se encuentran buscando alternativas para adoptar el esquema de la facturación electrónica.

En el día de hoy hay un listado de 22 empresas en el Portal del Servicio de Administración Tributaria (SAT) y autorizadas para la emisión de comprobante fiscal digital. Además de la lista de proveedores autorizados, existen otros dos esquemas que damos a conocer a continuación.

Esquemas autorizados por el SAT

• Emisión por medios propios: a través del software instalado en su red podrá emitir las facturas sin autorización alguna del SAT. Sólo debe cumplir con las normas publicadas por el SAT.
• Emisión por medio de un proveedor de servicios autorizado: este es un servicio prestado por un tercero. Deben cumplir con un proceso para su certificación y contar con un permiso otorgado por el SAT.
• Emisión por medio de servicios gratuitos del SAT: utilizando el portal Micro-e, dirigido a las personas físicas y morales con actividad empresarial, que prestan servicios profesionales o arriendan de inmuebles, y cuyos ingresos anuales no sean mayores a 4 millones de pesos.

¿Facturas Electrónicas gratuitas?

Sí, a los que les parezca que leyeron mal, le informamos que es cierto, dado que existe un método para que no tengan tantos problemas y costos, y podemos acudir al sistema que el SAT ha diseñado a través de un servicio de generación de Factura Electrónica gratuito dirigido a contribuyentes de regímenes como arrendamiento, actividad empresarial y profesional (honorarios), que son algunos de los que presentan bajos volúmenes de emisión de facturas.

Entre sus requisitos, será el de tener la Firma Electrónica Avanzada, y tramitar al menos un certificado de sello digital.

El servicio de generación de Factura Electrónica permite capturar y certificar un comprobante a la vez y no administra catálogos de clientes o productos, ni integra adendas comerciales, por lo que debido al volumen de operaciones de algunos contribuyentes o quienes requieran la incorporación de complementos adicionales.

Principales características de la nueva herramienta

• Compatible con diversas plataformas y navegadores.
• Contempla todo el ciclo de generación de una factura electrónica.
• El proceso de certificación del SAT es en línea.
• Permite consultar y recuperar las facturas electrónicas.
• Permite capturar los requisitos de las facturas electrónicas, la integración de las leyendas fiscales y la integración del Comprobante Electrónico de Pago (CEP), vinculado con el Sistema de Pago Electrónico Interbancario(SPEI).
• Genera el formato electrónico (XML) y la representación impresa.

 

¿Cómo hacer recibos de honorarios?

Estos comprobantes que debe entregar a sus clientes serán siempre por el monto que haya cobrado. En todo caso, para evitar que sea una complejidad más y un dolor de cabeza, se recomienda emitir comprobantes fiscales impresos con Código de Barras Bidimensional (CBB).

Obtención de sus claves

• Siempre que quiera emitir recibos de honorarios, deberá preguntar y saber a qué régimen debe inscribirse de acuerdo con las actividades que realizará.
• Asimismo, tendrá que conocer y tramitar su RFC, Clave de Identificación Electrónica Confidencial (CIEC) y la Fiel.
• A continuación, saque una cita en alguna de las oficinas del SAT a través de la página de Internet. Hay algunas oficinas que no atienden sin previa cita.
• Una vez que esté en las oficinas, pregunte al asesor cuáles son sus obligaciones fiscales. Esto se refiere, por ejemplo, a qué impuestos debe de pagar y cuál es el día del mes en el que le toca hacer su declaración mensual. Pregunte también cuáles son las deducciones a las que tiene derecho.

Solicitud de folios y código de barras

Teniendo claves CIEC y Fiel puedes solicitar la asignación de folios. Así, el SAT le asignará una secuencia numérica para identificar sus recibos.

Para solicitar la aprobación de sus folios debe entrar a la página del SAT al apartado de Información y Servicios, Comprobantes Fiscales, Comprobantes fiscales impresos con código de barras y y luego dé clic en la opción de Servicios.

Elaboración de los recibos

Teniendo en mano los folios y Código de Barras Bidimensional, ya puede imprimir sus facturas en casa con una impresora convencional. Sólo será necesario que elabore un diseño simple que cumpla con la información que pide el SAT.

Pida facturas de todo los conceptos que puede hacer deducibles y lleve un archivo. La organización es muy importante.

Por último, sepa que debe presentar sus declaraciones a tiempo. Las mensuales generalmente deben presentarse a más tardar el día 17; sin embargo, tiene de uno a cinco días más de plazo, según el sexto dígito numérico de su RFC. La declaración anual para personas físicas es en abril.

Composición de los recibos ¿Qué debe incluir mi recibo?

• Clave RFC del emisor.
• Régimen fiscal en que tribute.
• Si se tiene más de un establecimiento, se deberá indicar el domicilio del local en el que se expidan.
• Lugar y fecha de expedición.
• RFC de la persona en favor de quien se expida.
• Cantidad, unidad de medida y clase de los bienes o mercancías o descripción del servicio.
• Valor unitario consignado en número.
• Importe total consignado en número o letra.
• Si el pago se realiza en una sola exhibición o en partes.
• Cuando proceda, se indicará el monto de los impuestos trasladados desglosados por tasa de impuesto y, en su caso, el monto de los impuestos retenidos.
• Forma en que se realizó el pago (efectivo, transferencia electrónica, etcétera).
• Debe incluir el Código de Barras Bidimensional.
• El número de aprobación de folios.
• El número de folio.

Leyendas

1. “La reproducción apócrifa de este comprobante constituye un delito en los términos de las disposiciones fiscales”.
2. ”Este comprobante tendrá una vigencia de dos años a partir de la fecha aprobación de la asignación de folios, la cual es: dd/mm/aaaa”.

 

Beneficios Factura Electrónica

Entre algunos beneficios de la factura digital, encontramos los siguientes:

• Reducción del costo por facturación hasta de 85%
• Seguridad y rapidez en la emisión de los comprobantes
• Simplificación de los procedimientos administrativos
• Disminución del uso de papel, lo que contribuye a la preservación del medio ambiente
• Mejora el servicio al cliente
• Reduce costos y errores en el proceso de generación, captura, entrega y almacenamiento
• Mayor control documental
• La declaración de impuestos se hará con comprobantes fiscales digitales

 

Formatos de Factura electrónica

Formato Factura con Código Bidimensional

Es importante utilizar la opción de expedir comprobantes fiscales impresos con código de barras bidimensional. De esta manera, pueden hacerse de sus facturas electrónicas desde su casa, negocio o cualquier lado con internet.

El sistema de Facturas con Código Bidimensional se compone de facturas en papel con un nuevo dispositivo de seguridad que es un código de barras bidimensional del SAT.

Este código incorpora los datos de la persona que emite la factura y el número de aprobación del SAT.

El código incluirá los siguientes datos:

• Clave del RFC del contribuyente emisor
• Número de aprobación
• Rango de folios asignados y en su caso la serie
• Fecha de asignación de los folios
• Vigencia

¿Quién puede utilizar este esquema?

Todas aquellas personas físicas y morales que:

• Durante el año 2010 hubieran tenido ingresos menores a 4 millones de pesos, o bien
• Quienes inicien sus operaciones en 2011 y calculen que durante el año, sus ingresos no superarán los 4 millones de pesos

Ventajas del código bidimensional

• No es necesario que el contribuyente disponga de un equipamiento especial
• Su desarrollo no es costoso
• Alberga toda la información requerida
• La captura es instantánea
• Puede ser efectuada por cualquier agente del fisco y validarse la consistencia de los datos

Descargue a continuación el Formato de Factura con Código Bidimensional

Formato XML Factura Electronica

Hasta el año pasado, si presentábamos la versión impresa de un comprobante fiscal digital era legalmente válida para deducir gastos y compras; pero desde 2011, según informa el Sistema de Administración Tributaria (SAT) será obligatorio que las empresas validen y almacenen con un formato XML.

Es decir que, para comodidad de los usuarios, la Factura Electrónica se debe crear, almacenar y recibir en un formato XML, modificando en las empresas el procedimiento actual de validación, almacenamiento, administración y relación con la contabilidad de este tipo de comprobantes fiscales.

A partir de la nueva disposición, si no se opta por obtener los comprobantes en formato XML se aumentará la carga de trabajo contable, dado que habría que relacionar los comprobantes en papel, con CBB, CFD y CFDI en la contabilidad del negocio y llevar registros contables en papel y formato electrónico.

Ejemplos de Facturas Electrónicas

Factura Electronica para Pago en Parcialidades

La emisión de Facturas Electrónicas o Comprobantes Fiscales si deben realizarse con pago en parcialidades tienen como requisito la expedición de una Factura Electrónica por el valor total de la operación que se trate en el que se indicará expresamente tal situación. Además, deberá expedir otra Factura Electrónica por cada parcialidad.

Ambas facturas deberán cumplir con:

• Número y fecha de la Factura Electrónica expedida por el valor total de la operación.
• El importe total de la operación.
• Monto de la parcialidad que ampara.
• Monto de los impuestos retenidos, en su caso.
• Monto de los impuestos trasladados desglosados por tasa.

Requisitos expresos en el Comprobante Fiscal

• Folio fiscal del comprobante origen, tratándose de pago en parcialidades
• Serie del folio fiscal del comprobante origen, tratándose de pago en parcialidades
• Fecha del folio fiscal del comprobante origen, tratándose de pago en parcialidades
• Monto del comprobante expedido por el valor del total de la operación, tratándose de pago en parcialidades.

Requisitos técnicos

• formaDePago: Atributo requerido para precisar la forma de pago que aplica para este comprobante fiscal digital. Se utiliza para expresar Pago en una sola exhibición o número de parcialidad pagada contra el total de parcialidades, Parcialidad 1 de X.
• FolioFiscalOrig: Atributo opcional para señalar el número de folio fiscal del comprobante que se hubiese expedido por el valor total del comprobante, tratándose del pago en parcialidades.
• SerieFolioFiscalOrig: Atributo opcional para señalar la serie del folio del comprobante que se hubiese expedido por el valor total del comprobante, tratándose del pago en parcialidades.
• FechaFolioFiscalOrig: Atributo opcional para señalar la fecha de expedición del comprobante que se hubiese emitido por el valor total del comprobante, tratándose del pago en parcialidades. Se expresa en la forma aaaa-mm-ddThh:mm:ss, de acuerdo con la especificación ISO 8601.
• MontoFolioFiscalOrig: Atributo opcional para señalar el total del comprobante que se hubiese expedido por el valor total de la operación, tratándose del pago en parcialidades

Factura electrónica para comprar y vender autos

Anteriormente, para comprar y vender autos entre particulares debía utilizarse el endoso de la factura para ceder los derechos y obligaciones. A partir del nacimiento de la factura digital, este documento dejó de ser único para convertirse en un archivo fácilmente reproducible, por lo que se protegió con diversos candados de seguridad como los billetes.

Entonces ha sido necesario crear otro documento único que pueda ser utilizado como hasta ahora ha sido empleada la factura en papel: la factura AMDA.

La factura AMDA se trata de la impresión del certificado fiscal digital en un papel especial que contiene diversos elementos de seguridad. Claramente, su funcionalidad es la misma en la que se utilizaba la factura impresa.

Entre los elementos de seguridad que caracterizan a este papel hay marcas de agua, microtextos, números de folio, sellos, hologramas y grabados tipo papel moneda.

En el caso de que vaya a utilizar una factura electrónica para comprar o vender un auto usado a otra persona, ponga atención a las siguientes recomendaciones:

• Haga un contrato de compraventa
• Evite comprar en lotes de autos
• Si vendió su auto, haga usted mismo la baja ante el Repuve

Facturas Escuelas

En los casos de que las instituciones tengan ingresos mayores a los 4 millones de pesos, las escuelas estarán en el umbral de los contribuyentes obligados a emitir facturas electrónicas. Asimismo, en estos casos, si utilizan el papel serán los mismos requisitos que marca el artículo 29-A del Código Fiscal, añadiendo los sellos de seguridad bajo las nuevas reglas de comprobación.

Preguntas Frecuentas sobre Factura Electrónica

1. ¿Cuáles son los requisitos para emitir facturas electrónicas?

Para emitir Factura Electrónica CFD debió optar por este esquema antes del 1° de enero de 2011 para lo cual necesitaba:

• Contar con un Certificado de Firma Electrónica Avanzada vigente.
• Obtener un Certificado de Sello Digital y solicitar Folios y/series.
• Desarrollar o adquirir un sistema que le permita generarlas por sus propios medios.
• Enviar al SAT un reporte mensual de CFD.

Para emitir Factura Electrónica CFDI deberá:

• Contar con un Certificado de Firma Electrónica Avanzada vigente.
• Obtener un Certificado de Sello Digital.
• Contratar los servicios de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC).
• El reporte y la solicitud de folios desaparecen en este nuevo esquema.

2. ¿En dónde se publica la lista de Proveedores Autorizados de Certificación para Facturación Electrónica (CFDI)? La lista de Proveedores Autorizados de Certificación (PAC) aquí.

3. ¿Qué vigencia tiene el Certificado de Sello Digital para la Factura Electrónica? Los emitidos desde el 1 de enero de 2012, tienen una vigencia de 4 años. Anteriormente sólo tenían una vigencia de 2 años.

4. ¿Es posible utilizar más de un Certificado de Sello Digital? Los contribuyentes pueden obtener un Certificado de Sello Digital para toda su facturación o bien uno por cada una de sus sucursales o establecimientos.

5. ¿Cómo se almacenan las facturas electrónicas? Las personas que entreguen, envíen o reciban una factura electrónica en su formato electrónico (XML), deberán almacenar los mismos, en medios magnéticos, ópticos o cualquier otro medio de almacenamiento informático

6. ¿Cuál es la forma de entrega de las facturas electrónicas? Cuando un cliente efectúa una transacción en un establecimiento, la factura electrónica podrá ser entregada:

• En un dispositivo de almacenamiento (memoria USB, por ejemplo) proporcionado por el receptor.
• Enviada por correo electrónico al buzón que indique el receptor.
• Descarga posterior desde una página en internet mediante ruta y mecánica de acceso definidas por el emisor.

7. ¿Cómo se cancela un folio en el esquema de facturación electrónica? Las cancelaciones de CFDIs deben realizarse por el contribuyente emisor directamente en el servicio que al efecto brinda el SAT en su página de Internet.

8. ¿El Proveedor autorizado de Certificación (PAC) tiene la obligación de emitir sin costo la factura electrónica? Es requisito de los Proveedores autorizados de certificación el prestar un servicio básico y gratuito para la generación y certificación de las facturas electrónicas.

9. ¿Se debe emitir una factura electrónica por sucursal cuando se tienen ventas al público en general? Cuando los contribuyentes expidan comprobantes simplificados deben elaborar al menos un comprobante fiscal al mes que abarque las operaciones con el público en general de dicho periodo utilizando para ello la clave del RFC genérico, donde consten los número de folio correspondientes a los comprobantes fiscales simplificados que avalen las citadas operaciones.

10. Si se interrumpe el servicio de conexión a Internet, ¿qué se debe hacer? Se debe generar la factura y una vez restablecido el servicio de conexión a Internet, se podrá enviar al PAC para su certificación.

11. ¿Se pueden emitir facturas en dólares? Si, en el caso de CFD y CFDI existen 2 campos, uno para el tipo de cambio y otro para la moneda.

12. ¿Existen notas de crédito o cargo electrónico? Si, en factura electrónica se tienen contempladas de tipo “Egreso”.

Videos y Conferencia del SAT sobre Factura Electrónica

Fuente: SAT