El plan de cuentas se forma con la suma de todas las cuentas de un libro mayor en los sistemas contables. Los catálogos de cuentas son, en definitiva, una herramienta básica a la hora de calcular el estado de la economía en la empresa.
Tienen una diferencia importante con respecto a los balances de pruebas: estos últimos sólo incorporan las cuentas activas o con saldo activo en el periodo de análisis. Los gráficos de cuentas van a revisar todas las cuentas que están incluidas en el sistema, independientemente de si se encuentran activas o si tienen saldo.
Por tanto, estaríamos hablando de una lista de números de cuentas y nombres. No se incluye información sobre las cuentas con carácter específico: es decir, no se incluirían detalles de saldo, de débito o crédito, tal y como si lo hacen los saldos de prueba.
Formatos para los catálogos de cuentas
Usualmente a las cuentas se les asignan números en función de los diferentes órdenes que ocupen en un estado financiero. Cuando se trata de las cuentas del balance general habitualmente se presentan en primer lugar. Las cuentas de estado de resultados en segundo lugar.
De esta forma, las cuentas reciben numeración y se enumeran siguiendo un orden que habitualmente será el siguiente:
- Activos
- Pasivos
- Patrimonio
- Ingresos
- Gastos
- Otros
Aunque se puede configurar con diferentes formatos, lo común es que las cuentas se agrupen a través de una nomenclatura identificativa en la que se apliquen números de control. Por ejemplo, las cuentas de activo pueden tener el prefijo uno, las de activos en dos, y así sucesivamente.
De esta manera, por ejemplo, las cuentas de activo se enumeran de la siguiente forma 1-001. Las cuentas de pasivo se enumeran del siguiente modo 2-001, y así sucesivamente con cada categoría.
A través de este formato se optimiza el seguimiento de las cuentas y la identificación rápida de las categorías. Esto puede ser muy útil cuando una cuenta no se sabe a dónde pertenece, ya que, de un solo vistazo, será posible identificar su categoría.
Realmente, se trata de una estructura que busca evitar confusiones y situar de manera incorrecta una cuenta en un paquete o categoría que no le corresponda.
Cómo se integran los catálogos de cuentas
La integración de un catálogo de cuentas en los servicios financieros de las empresas tiene mucho que ver con el avance digital de la contabilidad. Esto se traduce en que la gran mayoría de los programas de software para contabilidad ya incorporan listados de cuentas estándar o predeterminadas.
Aunque, estos programas son configurables y la empresa puede modificar las nomenclaturas, lo cierto es que comúnmente se utilizan tal cual se reciben.
La simplificación que estas nomenclaturas predeterminadas aportan a los sistemas contables es muy grande. Se trata de un avance que ha permitido optimizar y mejorar el trabajo de los encargados de responsabilidades financieras en las empresas. Más concretamente de la tesorería.
Cómo se crea un plan de cuentas
Existen diferentes factores que se deben tener en cuenta a la hora de crear un plan de cuentas. Si se desea hacer manualmente, por encima de los predeterminados en los programas de software contable, éstas serían algunas de las cosas a valorar:
Numeración
Es una parte básica si se quiere estructurar bien el plan de cuentas. Es importante mantener el control de los espacios en las estructuras. Si se prevén diferentes incorporaciones a una misma categoría, también se deben dejar los espacios correspondientes.
Para mejorar y optimizar estos sistemas, se suelen utilizar patrones manuales en los que se establece una jerarquía dependiendo de los apuntes. Por ejemplo, si se anota una cuenta en efectivo y se desea anotar posteriormente una cuenta de gastos, se dejan espacios correspondientes en la nomenclatura.
Volumen
Es otro aspecto relevante en una gráfica de cuentas. Es importante configurar la gráfica para que registre las transacciones de manera adecuada.
Sin embargo, también es importante saber que cuantas más cuentas se tienen resulta más complejo su consolidación. Por ello, es muy importante la revisión periódica de los gráficos para consolidar las cuentas duplicadas y evitar posibles errores de interpretación.
Modificaciones
En este apartado se deben considerar las posibles modificaciones. A veces se tiende a no consolidar espacios para modificaciones que, sin embargo, van a repercutir probablemente en la gráfica en un futuro próximo.
Si no se deja espacio adecuado para las modificaciones, los cambios contables en la gráfica no se podrán aplicar de manera adecuada.