Normalmente, seamos contadores o contribuyentes, sabemos que los papeles son propiedad del que realiza la declaración por estar obligado a efectuarlo. En este sentido, debemos saber hasta cuándo debemos conservar la documentación contable de materia fiscal, y también qué hacer con los documentos de índole mercantil, societario y laboral.
En concreto, la documentación contable y fiscal relacionada únicamente con temas impositivos, deben ser conservados por un plazo de 5 años. Para ser más precisos, la ley no obliga a que los conservemos por dicho lapso, sino que, el SAT tiene facultades para reclamar e investigar documentación de hasta 5 años de antigüedad. Por analogía, podremos tirar toda documentación anterior. Este punto está legislado en el Artículo 30 del Código Fiscal de la Federación.
Ahora bien, si leemos el artículo 28 de dicho código, podemos conocer que nuestra contabilidad está integrada por:
- Sistemas y registros contables
- Papeles de trabajo, registros, cuentas especiales, libros y registros sociales
- Comprobantes fiscales o documentación comprobatoria de ingresos y deducciones
- Documentación comprobatoria de los asientos respectivos
Lo que más se recomienda es que se guarde todo ello durante el plazo indicado.
¿Desde cuándo empieza a correr el plazo de caducidad?
Hay un punto fundamental, porque podemos pensar que los 5 años son desde el 31 de diciembre del año de declaración, no obstante, el SAT tiene 5 años para reclamar o investigar a partir de la fecha en que se presenta la declaración anual.
Si una persona presenta su declaración anual de forma extemporánea, tendrá más tiempo de prescripción que otra que lo haya hecho en tiempo y forma.
Algunos casos particulares
- Si se trata de pérdidas fiscales que sean amortizadas, tendremos un plazo de hasta 10 años, por lo cual debemos conservar las declaraciones anuales (no toda la documentación) que originaron las pérdidas fiscales por el plazo que corresponda a los ejercicios donde se amortizarán.
- Si se trata de comprobantes de pago de impuestos e inversiones en activos fijos es preferible guardarlo por más tiempo por futuros trámites o devoluciones.
- Documentos del SAT, IMSS, INFONAVIT, lo mejor es guardarlos de por vida, ya sean requerimientos, aclaraciones, exhortos, créditos, oficios, actas, y tener perfectamente identificado el lugar donde permanecen, hacer un expediente por dependencia o tipo de documento o ejercicio.
- Materia Laboral: en este caso, todo lo que sea acciones laborales tienen un plazo de prescripción de 1 año. No obstante documentos como nóminas y recibos de vacaciones o pago de aguinaldo que deben conservarse 5 años por ser deducciones fiscales.
- Materia comercial: según explica el artículo 49 del Código de Comercio, aquellos considerados comerciantes deben conservar durante 10 años sus documentos.
- Sociedades: todo lo referido a información financiera o comprobatoria de operaciones por cualquier ejercicio, puede ser requerida sin importar el plazo, si no hubiera presentado en asamblea anual general de socios su informe anual con información financiera y haya sido debidamente aprobada.