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CFDI nóminas: Guía Completa

pago nomina cfdi

Como sabemos, desde 2014 habrá grandes cambios en lo que respecta a CFDI, así como su obligatoriedad para deducir gastos de impuestos, pero también ahora los Recibos de Nomina tendrán que ser emitidos con un formato similar a una Factura Electrónica.

Entonces, las nóminas tendrán que estar amparadas detrás de un CFDI o Comprobante Fiscal Digital por Internet.

¿Qué requisitos deberán cumplir las CFDI nóminas?

Según las reglas de comprobantes fiscales del SAT, los CFDI que se emitan a cargo de las remuneraciones que se efectúen por concepto de salarios y por prestación de un servicio personal subordinado, deberán cumplir con el complemento que el SAT publique en su página de Internet.

¿Hay prórroga para la emisión de CFDI?

Efectivamente, el SAT ha cedido en algunos casos hasta el 1 de abril de 2014 en el caso de CFDI de nóminas, y son los que siguen:

  • Personas físicas que en el último ejercicio fiscal declarado hubieran obtenido para efectos del ISR ingresos acumulables superiores a $500,000.00
  • Personas morales
  • Régimen de Incorporación Fiscal

En el caso de los CFDI habituales, la prórroga será para:

  • Personas físicas que en el último ejercicio fiscal declarado hubieran obtenido para efectos del ISR ingresos acumulables inferiores o iguales a $500,000.00

En todo caso, empezar el 1 de abril de 2014 será una opción.

¿Cuándo debe entregarse el CFDI nómina?

Los contribuyentes entregarán o enviarán a sus trabajadores el formato electrónico XML de las remuneraciones cubiertas.

Quienes se encuentren imposibilitados de cumplir esto, podrán entregar una representación impresa del CFDI de las remuneraciones cubiertas a sus trabajadores, sin que la misma tenga valor para efectos fiscales.

Dicha representación deberá contener al menos los siguientes datos:

  • El folio Fiscal
  • El RFC del empleador
  • El RFC de empleado

¿Cuándo son deducibles los CFDI de nóminas?

Se considera que los contribuyentes que expidan CFDI por las remuneraciones que cubran a sus trabajadores, tendrán por cumplidos los requisitos de deducibilidad de dichos comprobantes para efectos fiscales, al momento que se realice el pago de dichas remuneraciones, con independencia de la fecha en que se haya emitido el CFDI o haya sido certificado por el proveedor de certificación del CFDI autorizado.

Opción de emitir constancias de retenciones de contribuciones en CFDI

Las constancias de retenciones deberán cumplir con el complemento que el SAT publique en su página de Internet.

¿Cómo se emite un CFDI de nómina?

A partir de 2014 los recibos de nómina que entregan los patrones a sus trabajadores deberán emitirse a través de factura electrónica.

Ante las múltiples dudas, es importante saber que lo único que tendrán que hacer es adaptar estos requisitos a los sistemas que ya tienen existentes en sus empresas.

Aspectos a considerar del Anexo 20:

  • Datos del Emisor: contribuyente emisor del recibo de nómina como CFDI
  • Datos del Receptor: contribuyente receptor del recibo de nómina como CFDI
  • Datos del Recibo:
  1. Fecha emisión
  2. Subtotal
  3. Descuento: Total de las deducciones
  4. Motivo de descuento: Utilizar “Deducciones nómina”
  5. Total: Pago realizado al trabajador.
  6. Tipo de comprobante: Egreso
  7. Lugar de expedición
  • Conceptos
  1. Cantidad: valor “1”
  2. Unidad: “Servicio”
  3. Descripción: Pago de nómina, Aguinaldo, Prima vacacional, fondo de ahorro, liquidación, finiquito, a elección.
  4. Valor unitario: Total de percepciones del trabajador
  • Impuestos
  1. Total de impuestos retenidos: El ISR retenido
  • Retenciones
  1. Impuesto: Tipo de impuesto que fue retenido (ISR).
  2. Importe: Monto del impuesto retenido. Se obtiene del nodo de deducciones del complemento nómina.

Para consultar los complementos que debe contener el recibo de nomina con CFDI puedes visitar el siguiente enlace: Catalogo de Nomina con CFDI

¿Como empleado debemos emitir CFDI?

Efectivamente, así será, pero en realidad quienes deberán hacer los CFDI a nombre de sus trabajadores serán los empleadores. En este sentido, es importante conocer la parte técnica de un CFDI de Nominas conforme al Anexo 20 del SAT.

Elementos que deben formar parte de la Cadena Original del CFDI para Nominas

En este caso, sabemos que la cadena original, es la secuencia de datos formada con la información contenida dentro del CFDI, establecida el Anexo 20, rubro I.A “Estándar de comprobante fiscal digital a través de internet”.

¿Si cobro salario debo tramitar mi FIEL y CSD?

No, no será necesario dado que la responsabilidad de emitir recibo de nómina digital es del patrón.

¿Quién tiene la obligación de emitir los recibos de nómina?

Como siempre ha sido, los patrones son los que están obligados a emitir la nómina mediante Factura Electrónica.

A partir de 2014 los recibos de nómina que entregan los patrones a sus trabajadores deberán emitirse a través de factura electrónica.

¿Qué elementos contiene un CFDI para Nóminas?

El CFDI nómina es un documento que se divide en diferentes elementos que están formados por atributos, algunos “requeridos” y otros ”opcionales”.

Los datos requeridos en los CFDI nómina son:

Elemento: Nómina

Este elemento incluye todos los atributos obligatorios y opcionales. Aquí se puede ver información común que cualquier persona que siempre haya recibido un recibo de nómina. Dentro tendrán los atributos que son:

Atributos requeridos

  • RegistroPatronal
  • NumEmpleado
  • CURP
  • NumSeguridadSocial
  • FechaPago
  • FechaInicialPago
  • NumDiasPagados
  • FechaInicioRelLaboral
  • Antigüedad
  • Puesto
  • PeriodicidadPago
  • SalarioBaseCotApor
  • SalarioDiarioIntegrado
  • TipoRegimen
  • TipoContrato
  • TipoJornada
  • RiesgoPuesto

Atributos opcionales

  • Departamento
  • CLABE
  • Banco

Elemento: Percepciones

Atributos requeridos

  • TotalGravado
  • TotalExento
  • Concepto
  • ImporteGravado
  • ImporteExento
  • TipoPercepcion
  • Clave

Elemento o grupo: Deducción

Atributos requeridos

  • Concepto
  • ImporteGravado
  • ImporteExento
  • TipoDeduccion
  • Clave

Elemento: Incapacidad

Atributos requeridos

  • DiasIncapacidad
  • Descuento
  • TipoIncapacidad

Elemento: Horas extras

Atributos requeridos

  • TipoHoras
  • HorasExtra
  • ImportePagado

¿Cómo se compone el Complemento de CFDI para nóminas?

Debajo vemos la Secuencia de Formación de los CFDI para nóminas:

Información del Nodo Nómina

  1. Version
  2. RegistroPatronal
  3. NumEmpleado
  4. CURP
  5. TipoRegimen
  6. NumSeguridadSocial
  7. FechaPago
  8. FechaInicialPago
  9. FechaFinalPago
  10. NumDiasPagados
  11. Departamento
  12. CLABE
  13. Banco
  14. FechaInicioRelLaboral
  15. Antigüedad
  16. Puesto
  17. TipoContrato 18. TipoJornada
  18. PeriodicidadPago
  19. SalarioBaseCotApor
  20. RiesgoPuesto
  21. SalarioDiarioIntegrado

Información del Nodo Percepciones

  1. TotalGravado
  2. TotalExento

Información del Nodo Percepción

  1. TipoPercepcion
  2. Clave
  3. Concepto
  4. ImporteGravado
  5. ImporteExento

Información del Nodo Deducciones

  1. TotalGravado
  2. TotalExento

Información del Nodo Deduccion

  1. TipoDeduccion
  2. Clave
  3. Concepto
  4. ImporteGravado
  5. ImporteExento

Información del Nodo Incapacidad

  1. DiasIncapacidad
  2. TipoIncapacidad
  3. Descuento

Información del Nodo Horas Extra

  1. Dias
  2. TipoHoras
  3. HorasExtra
  4. ImportePagado

Vea a continuación toda la información sobre el Complemento para el Recibo de pago de Nómina:

“Nomina” versión 1.1:

Preguntas frecuentes sobre CFDI de Nómina

¿Cómo llenar los campos de deducciones Deducciones gravadas y Deducciones exentas, si no se tienen ambas?

En este caso, se debe incorporar todas las deducciones como gravadas, y así cumplir con el llenado del campo obligatorio.

¿Cómo se registran las aportaciones al fondo de ahorro de los trabajadores?

Todas las aportaciones patronales al fondo de ahorro son ingresos por la prestación de un servicio personal subordinado; de esta forma deben registrarse en el catálogo de percepciones del Complemento en cada pago de salarios que se realice.

¿Cómo emitir un comprobante por un préstamo a empleados?

En este caso el préstamo se hace como una prestación derivada de la relación laboral, y deberá incluirse en el Complemento entre los conceptos de ingresos como “Otros”, especificando el concepto como préstamo sin intereses.

¿Vales de gasolina tienen igual efecto que vales de despensa?

Efectivamente será así en cuanto respecta al llenado del Complemento de sueldos, salarios e ingresos asimilados y considerando que ambos conceptos son prestaciones derivadas de la relación laboral.

¿Se debe incluir el monto entregado al trabajador por concepto de Subsidio para el empleo en el Complemento?

Si, debe incluirse dentro del Complemento como percepción, identificado como 017 Subsidio para el empleo, dato que es informativo. El dato a incluir es el efectivamente pagado.

¿Cómo se deben reportar los viáticos?

En el complemento se incluye el monto de los viáticos no comprobados y que por lo tanto son acumulables para el trabajador, este dato se reporta cuando el patrón, conforme a sus políticas de viáticos, determine que estos no fueron comprobados y por ende da lugar a su acumulación, esto sin exceder el último día del ejercicio fiscal.

¿Dónde registrar premios por asistencia?

La percepción de premio por asistencia se deberá registrar en el rubro “Premios por puntualidad” del Catálogo del complemento de Nómina.


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12 Comentarios

  1. Buen día. Cuando un trabajador está dado de alta con 80 pesos diarios ¿será necesario emitir el CFDI?

    • Susana, todo trabajador que esté en nómina tendrá que respaldar su salario con CFDI. De todas formas, la mayor carga está sobre los empleadores.

      Saludos

  2. Buenas tardes. ¿Es necesario emitir el CFDI el mismo día que hago el pago de nómina a mis empleados? Si aún no está listo mi sistema de nómina, ¿puedo generar el CFDI de mis recibos a mediados de enero? ¿Y si es así, en qué parte de la ley se fundamenta?

  3. La verdad sigue todo muy confuso para mí. Si un patrón tiene en nómina a 5 empleados, no utiliza nomipaq o programa contable, para hacer estos CFDI de nóminas, ¿se puede usar el servicio del SAT gratuito que también se utiliza para los ingresos o es un sistema diferente o se tiene que contratar un servicio a terceros? De verdad no entiendo.

    Saludos y gracias por su atención.

    • Ricardo, el sistema que ofrece el SAT será utilizable también para emitir CFDI de nóminas. Esto lo han aclarado ya desde Hacienda.

      Saludos y cuando tengamos la guía de cómo utilizar el sistema la publicaremos para mayor ayuda.

  4. Somos una empresa Moral, para poder emitir los recibos de nómina Digitales, contamos con nomipaq, ¿en alguna actualización del mismo programa podemos emitirlos? ¿con qué programas podemos cumplir con esta obligación?

  5. Disculpa, entonces ¿para todas las personas morales tienen la opción de iniciar hasta el 1 de abril?

    • Karla, es incorrecta tu apreciación. Sólo podrán empezar a facturar con CFDI de nómina desde el primero de abril las personas morales. En cuanto a los CFDI para operaciones comunes, deben empezar el 1 de enero.

      Saludos

  6. ¿Todos los patrones están obligados a dar recibos de nómina electrónicos aunque antes no emitían de ninguna forma independientemente de que sea persona física o moral y si no cuenta con algún programa para realizar estos?

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