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CFDI nóminas: Guía Completa

pago nomina cfdi

Como sabemos, desde 2014 habrá grandes cambios en lo que respecta a CFDI, así como su obligatoriedad para deducir gastos de impuestos, pero también ahora los Recibos de Nomina tendrán que ser emitidos con un formato similar a una Factura Electrónica.

Entonces, las nóminas tendrán que estar amparadas detrás de un CFDI o Comprobante Fiscal Digital por Internet.

¿Qué requisitos deberán cumplir las CFDI nóminas?

Según las reglas de comprobantes fiscales del SAT, los CFDI que se emitan a cargo de las remuneraciones que se efectúen por concepto de salarios y por prestación de un servicio personal subordinado, deberán cumplir con el complemento que el SAT publique en su página de Internet.

¿Hay prórroga para la emisión de CFDI?

Efectivamente, el SAT ha cedido en algunos casos hasta el 1 de abril de 2014 en el caso de CFDI de nóminas, y son los que siguen:

  • Personas físicas que en el último ejercicio fiscal declarado hubieran obtenido para efectos del ISR ingresos acumulables superiores a $500,000.00
  • Personas morales
  • Régimen de Incorporación Fiscal

En el caso de los CFDI habituales, la prórroga será para:

  • Personas físicas que en el último ejercicio fiscal declarado hubieran obtenido para efectos del ISR ingresos acumulables inferiores o iguales a $500,000.00

En todo caso, empezar el 1 de abril de 2014 será una opción.

¿Cuándo debe entregarse el CFDI nómina?

Los contribuyentes entregarán o enviarán a sus trabajadores el formato electrónico XML de las remuneraciones cubiertas.

Quienes se encuentren imposibilitados de cumplir esto, tendrán entregar una representación impresa del CFDI de las remuneraciones cubiertas a sus trabajadores.

Es importante saber que los patrones están obligados a emitir CFDIs por los pagos de Nomina a sus trabajadores y también hacerles llegar el XML y PDF (representación impresa) de su recibo de nomina.

Para estos casos se menciona como y a partir de cuando se deben de hacer llegar los Recibos de Nomina Electrónicos a los trabajadores en la Resolución Miscelánea Fiscal para 2014, en su regla I.2.7.5.2. nos dice como:

I.2.7.5.2. Para los efectos de los artículos 29, fracción V del CFF y 99, fracción III de la Ley del ISR, los contribuyentes entregarán o enviarán a sus trabajadores el formato electrónico XML de las remuneraciones cubiertas.

Dicha representación deberá contener al menos los siguientes datos:

  • El folio Fiscal
  • El RFC del empleador
  • El RFC de empleado

CFDI Mensual

Los contribuyentes podrán expedir los CFDI por las remuneraciones que cubran a sus trabajadores, antes de la realización de los pagos correspondientes, o dentro de los 3 días hábiles posteriores a la realización efectiva de dichos pagos.

Si realizan pagos por remuneraciones a sus trabajadores correspondientes a periodos menores a un mes, podrán emitir a cada trabajador un sólo CFDI mensual, tras 3 días hábiles desde el último día del mes laborado y efectivamente pagado. El CFDI mensual deberá incorporar tantos complementos como número de pagos se hayan realizado durante el mes de que se trate.

En el CFDI mensual a que se refiere esta regla se deberán asentar, en los campos correspondientes, las cantidades totales de cada uno de los complementos incorporados al mismo, por cada concepto, conforme a lo dispuesto en la Guía de llenado del Anexo 20 que al efecto publique el SAT en su página de Internet. No obstante lo señalado, los contribuyentes deberán efectuar el cálculo y retención del ISR por cada pago incluido en el CFDI mensual conforme a la periodicidad en que efectivamente se realizó cada erogación.

La opción a que se refiere esta regla no podrá variarse en el ejercicio en el que se haya tomado y es sin menoscabo del cumplimiento de los demás requisitos que para las deducciones establecen las disposiciones fiscales.

¿Cuándo son deducibles los CFDI de nóminas?

Se considera que los contribuyentes que expidan CFDI por las remuneraciones que cubran a sus trabajadores, tendrán por cumplidos los requisitos de deducibilidad de dichos comprobantes para efectos fiscales, al momento que se realice el pago de dichas remuneraciones, con independencia de la fecha en que se haya emitido el CFDI o haya sido certificado por el proveedor de certificación del CFDI autorizado.

Opción de emitir constancias de retenciones de contribuciones en CFDI

Las constancias de retenciones deberán cumplir con el complemento que el SAT publique en su página de Internet.

¿Cómo se emite un CFDI de nómina?

A partir de 2014 los recibos de nómina que entregan los patrones a sus trabajadores deberán emitirse a través de factura electrónica.

Ante las múltiples dudas, es importante saber que lo único que tendrán que hacer es adaptar estos requisitos a los sistemas que ya tienen existentes en sus empresas.

Aspectos a considerar del Anexo 20:

  • Datos del Emisor: contribuyente emisor del recibo de nómina como CFDI
  • Datos del Receptor: contribuyente receptor del recibo de nómina como CFDI
  • Datos del Recibo:
  1. Fecha emisión
  2. Subtotal
  3. Descuento: Total de las deducciones
  4. Motivo de descuento: Utilizar “Deducciones nómina”
  5. Total: Pago realizado al trabajador.
  6. Tipo de comprobante: Egreso
  7. Lugar de expedición
  • Conceptos
  1. Cantidad: valor “1”
  2. Unidad: “Servicio”
  3. Descripción: Pago de nómina, Aguinaldo, Prima vacacional, fondo de ahorro, liquidación, finiquito, a elección.
  4. Valor unitario: Total de percepciones del trabajador
  • Impuestos
  1. Total de impuestos retenidos: El ISR retenido
  • Retenciones
  1. Impuesto: Tipo de impuesto que fue retenido (ISR).
  2. Importe: Monto del impuesto retenido. Se obtiene del nodo de deducciones del complemento nómina.

Para consultar los complementos que debe contener el recibo de nomina con CFDI puedes visitar el siguiente enlace: Catalogo de Nomina con CFDI

¿Como empleado debemos emitir CFDI?

Efectivamente, así será, pero en realidad quienes deberán hacer los CFDI a nombre de sus trabajadores serán los empleadores. En este sentido, es importante conocer la parte técnica de un CFDI de Nominas conforme al Anexo 20 del SAT.

Elementos que deben formar parte de la Cadena Original del CFDI para Nominas

En este caso, sabemos que la cadena original, es la secuencia de datos formada con la información contenida dentro del CFDI, establecida el Anexo 20, rubro I.A “Estándar de comprobante fiscal digital a través de internet”.

¿Si cobro salario debo tramitar mi FIEL y CSD?

No, no será necesario dado que la responsabilidad de emitir recibo de nómina digital es del patrón.

¿Quién tiene la obligación de emitir los recibos de nómina?

Como siempre ha sido, los patrones son los que están obligados a emitir la nómina mediante Factura Electrónica.

A partir de 2014 los recibos de nómina que entregan los patrones a sus trabajadores deberán emitirse a través de factura electrónica.

¿Qué elementos contiene un CFDI para Nóminas?

El CFDI nómina es un documento que se divide en diferentes elementos que están formados por atributos, algunos “requeridos” y otros “opcionales”.

Los datos requeridos en los CFDI nómina son:

Elemento: Nómina

Este elemento incluye todos los atributos obligatorios y opcionales. Aquí se puede ver información común que cualquier persona que siempre haya recibido un recibo de nómina. Dentro tendrán los atributos que son:

Atributos requeridos

  • RegistroPatronal
  • NumEmpleado
  • CURP
  • NumSeguridadSocial
  • FechaPago
  • FechaInicialPago
  • NumDiasPagados
  • FechaInicioRelLaboral
  • Antigüedad
  • Puesto
  • PeriodicidadPago
  • SalarioBaseCotApor
  • SalarioDiarioIntegrado
  • TipoRegimen
  • TipoContrato
  • TipoJornada
  • RiesgoPuesto

Atributos opcionales

  • Departamento
  • CLABE
  • Banco

Elemento: Percepciones

Atributos requeridos

  • TotalGravado
  • TotalExento
  • Concepto
  • ImporteGravado
  • ImporteExento
  • TipoPercepcion
  • Clave

Elemento o grupo: Deducción

Atributos requeridos

  • Concepto
  • ImporteGravado
  • ImporteExento
  • TipoDeduccion
  • Clave

Elemento: Incapacidad

Atributos requeridos

  • DiasIncapacidad
  • Descuento
  • TipoIncapacidad

Elemento: Horas extras

Atributos requeridos

  • TipoHoras
  • HorasExtra
  • ImportePagado

¿Cómo se compone el Complemento de CFDI para nóminas?

Debajo vemos la Secuencia de Formación de los CFDI para nóminas:

Información del Nodo Nómina

  1. Version
  2. RegistroPatronal
  3. NumEmpleado
  4. CURP
  5. TipoRegimen
  6. NumSeguridadSocial
  7. FechaPago
  8. FechaInicialPago
  9. FechaFinalPago
  10. NumDiasPagados
  11. Departamento
  12. CLABE
  13. Banco
  14. FechaInicioRelLaboral
  15. Antigüedad
  16. Puesto
  17. TipoContrato 18. TipoJornada
  18. PeriodicidadPago
  19. SalarioBaseCotApor
  20. RiesgoPuesto
  21. SalarioDiarioIntegrado

Información del Nodo Percepciones

  1. TotalGravado
  2. TotalExento

Información del Nodo Percepción

  1. TipoPercepcion
  2. Clave
  3. Concepto
  4. ImporteGravado
  5. ImporteExento

Información del Nodo Deducciones

  1. TotalGravado
  2. TotalExento

Información del Nodo Deduccion

  1. TipoDeduccion
  2. Clave
  3. Concepto
  4. ImporteGravado
  5. ImporteExento

Información del Nodo Incapacidad

  1. DiasIncapacidad
  2. TipoIncapacidad
  3. Descuento

Información del Nodo Horas Extra

  1. Dias
  2. TipoHoras
  3. HorasExtra
  4. ImportePagado

Vea a continuación toda la información sobre el Complemento para el Recibo de pago de Nómina:

“Nomina” versión 1.1:

Preguntas frecuentes sobre CFDI de Nómina

¿Cómo llenar los campos de deducciones Deducciones gravadas y Deducciones exentas, si no se tienen ambas?

En este caso, se debe incorporar todas las deducciones como gravadas, y así cumplir con el llenado del campo obligatorio.

¿Cómo se registran las aportaciones al fondo de ahorro de los trabajadores?

Todas las aportaciones patronales al fondo de ahorro son ingresos por la prestación de un servicio personal subordinado; de esta forma deben registrarse en el catálogo de percepciones del Complemento en cada pago de salarios que se realice.

¿Cómo emitir un comprobante por un préstamo a empleados?

En este caso el préstamo se hace como una prestación derivada de la relación laboral, y deberá incluirse en el Complemento entre los conceptos de ingresos como “Otros”, especificando el concepto como préstamo sin intereses. Cuando se haga un pago por el préstamo se ingresa dentro de deducciones, otros, pago de préstamo.

¿Vales de gasolina tienen igual efecto que vales de despensa?

Efectivamente será así en cuanto respecta al llenado del Complemento de sueldos, salarios e ingresos asimilados y considerando que ambos conceptos son prestaciones derivadas de la relación laboral.

¿Se debe incluir el monto entregado al trabajador por concepto de Subsidio para el empleo en el Complemento?

Si, debe incluirse dentro del Complemento como percepción, identificado como 017 Subsidio para el empleo, dato que es informativo. El dato a incluir es el efectivamente pagado.

¿Cómo se deben reportar los viáticos?

En el complemento se incluye el monto de los viáticos no comprobados y que por lo tanto son acumulables para el trabajador, este dato se reporta cuando el patrón, conforme a sus políticas de viáticos, determine que estos no fueron comprobados y por ende da lugar a su acumulación, esto sin exceder el último día del ejercicio fiscal.

¿Dónde registrar premios por asistencia?

La percepción de premio por asistencia se deberá registrar en el rubro “Premios por puntualidad” del Catálogo del complemento de Nómina.


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25 Comentarios

  1. Buen día. Cuando un trabajador está dado de alta con 80 pesos diarios ¿será necesario emitir el CFDI?

    • Susana, todo trabajador que esté en nómina tendrá que respaldar su salario con CFDI. De todas formas, la mayor carga está sobre los empleadores.

      Saludos

  2. Buenas tardes. ¿Es necesario emitir el CFDI el mismo día que hago el pago de nómina a mis empleados? Si aún no está listo mi sistema de nómina, ¿puedo generar el CFDI de mis recibos a mediados de enero? ¿Y si es así, en qué parte de la ley se fundamenta?

  3. La verdad sigue todo muy confuso para mí. Si un patrón tiene en nómina a 5 empleados, no utiliza nomipaq o programa contable, para hacer estos CFDI de nóminas, ¿se puede usar el servicio del SAT gratuito que también se utiliza para los ingresos o es un sistema diferente o se tiene que contratar un servicio a terceros? De verdad no entiendo.

    Saludos y gracias por su atención.

    • Ricardo, el sistema que ofrece el SAT será utilizable también para emitir CFDI de nóminas. Esto lo han aclarado ya desde Hacienda.

      Saludos y cuando tengamos la guía de cómo utilizar el sistema la publicaremos para mayor ayuda.

  4. Somos una empresa Moral, para poder emitir los recibos de nómina Digitales, contamos con nomipaq, ¿en alguna actualización del mismo programa podemos emitirlos? ¿con qué programas podemos cumplir con esta obligación?

  5. Disculpa, entonces ¿para todas las personas morales tienen la opción de iniciar hasta el 1 de abril?

    • Karla, es incorrecta tu apreciación. Sólo podrán empezar a facturar con CFDI de nómina desde el primero de abril las personas morales. En cuanto a los CFDI para operaciones comunes, deben empezar el 1 de enero.

      Saludos

  6. ¿Todos los patrones están obligados a dar recibos de nómina electrónicos aunque antes no emitían de ninguna forma independientemente de que sea persona física o moral y si no cuenta con algún programa para realizar estos?

  7. J Martin Rodriguez Arredondo

    Buen día ¿Cómo se representa el pago de vacaciones en el xml? Si en el catalogo de percepciones autorizado por el SAT no viene el concepto de vacaciones.

    Gracias.

  8. Tengo una duda, el Abril emití todos los CFDI de nóminas de Enero, Febrero, Marzo y Abril; fue al corriente como se fueron pagando, se fueron generado los CFDI, ¿estoy apegada a la ley?

  9. Buen día. ¿Qué debo hacer si mi recibo de nómina con CFDI trae el puesto incorrecto?

  10. En caso de que en mi trabajo no me hayan dado aun mi recibo de nómina en este formato ¿qué es lo que procedería? o ¿si no me lo quieren dar?

  11. Buenas tardes colegas, en el caso del personal que se encuentra en un periodo de incapacidad y no existe una retribución. ¿Se tendrá que emitir el CFDI de Nómina? No obstante cabe aclarar que el sistema no admite “ceros”.

    Muchas gracias por sus comentarios.

  12. Buen día, excelente sitio, Felicidades.

    Una pregunta, si aún no hemos timbrado nómina, según tengo entendido el primer trimestre ya no va a ser deducible, ¿es cierto esto o salió alguna prórroga de tiempo para presentar los timbres en lo que va del año?

    Gracias por su ayuda

    • La obligación existe desde el primero de Enero, independientemente que a través de Regla Miscelánea existen prorrogas, de a cuerdo a lo siguiente:

      De acuerdo al artículo cuadragésimo transitorio de la RM para 2014, la facilidad que se estipula en la referida regla I.2.7.5.2., estará vigente hasta el 30 de junio de 2014.

      Regla I.2.7.5.3. “Momento de deducibilidad del CFDI de las remuneraciones cubiertas a los trabajadores”.

      Ésta señala que para los efectos del artículo 27, fracción V, segundo párrafo de la LISR, se considera que los contribuyentes que expidan el CFDI por las remuneraciones que cubran a sus trabajadores, tendrán por cumplidos los requisitos de deducibilidad de dichos comprobantes para efectos fiscales, al momento en que se realice el pago de tales remuneraciones, con independencia de la fecha en que se haya emitido el CFDI o haya sido certificado por el proveedor de certificación del CFDI autorizado.

      No obstante, lo mencionado estuvo en vigor hasta el 13 de marzo de 2013, pues en la
      Primera Resolución de modificaciones a la RM para 2014, publicada en el DOF en la citada fecha, el contenido de la regla I.2.7.5.3. cambió, para establecer lo siguiente:

      I.2.7.5.3. Fecha de expedición y entrega del CFDI de las remuneraciones cubiertas a los trabajadores.

      Para los efectos del artículo 27, fracciones V, segundo párrafo y XVIII de la Ley del ISR, en relación con el artículo 99, fracción III del mismo ordenamiento legal, los contribuyentes podrán expedir los CFDI por las remuneraciones que cubran a sus trabajadores, antes de la realización de los pagos correspondientes, o dentro de los tres días hábiles posteriores a la realización efectiva de dichos pagos, en cuyo caso, considerarán como fecha de expedición y entrega de tales comprobantes la fecha en que se realice el pago de dichas.

  13. Buen día…

    ¿Si el recibo de nómina no es timbrado en la fecha correcta, se puede o se debe cancelar? ¿O cómo se corrige este tipo de errores?

    Saludos

  14. Si tengo un banco diferente a todo el resto del personal ¿qué me implica o por qué me piden cambiar al banco que están todos? alguien me pueda ayudar

  15. YOLANDA LEAL ALANIS

    Buenos días, solo quiero saber si no hice los recibos de nominas CDF y XML de enero a la fecha, ¿los puedo hacer ahorita y deducir el gasto, o solo tengo que hacerlas para cumplir con la obligación y no es deducible el pago? Gracias, saludos y buen día.

  16. Hola su información es de mucha ayuda, sería posible que incluyera la fuente para poder mostrarla como argumento.

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